İşletme ve Ekonomi Topluluğu olarak bütün şeffaflığımızla yaptığımız çalışmalardan bahsetmeye devam ediyoruz.
Ekim 2019 Dönemi Yaptığımız Çalışmalar:
Başkanlık
“Bulmak arayanlar için rezervedir.” Jim ROHN
Bir şeyleri umut etmek ya da dilemek senin istediğine ulaşmanı sağlamaz onu arayıp bulmalısın. BANMEC ailesine dahil olan tüm ekip arkadaşlarımıza bizlerin ulaştığı gibi aslında.
Peki ben burada neye değinmek istiyorum?
Ekim ayı tam olarak sağlam, tutkulu, heyecanlı ve meraklı bir ekip kurma dönemiydi benim için. Başkan olarak aldığım sorumluluğun getirisi hem çok ağır hem de bir o kadar keyifliydi.
Değerli MECLOG ailesi ve okurları, sizlere bu yazımda bu güzel ekibin bir aylık kurulum, uyum ve girdiğimiz tatlı maraton sürecinden bahsedeceğim. İlk olarak yapılması gereken her daim tek vücut halinde çalışacak bir ekip oluşturmak oldu. Tek vücut derken ne demek istiyorum kısaca açmak isterim: Tam bir senkronizasyon halinde hareket etmek.
Bedenimizin yaptığı gibi bacaklarımızla yürürken aynı zamanda kollarımızla yük taşıyabilmemiz, ileriye doğru bakarken aslında arkada olup bitenleri duyabilmemiz, nefes alırken aynı zamanda gücümüzü hissedebilmemiz. Ben bir ekibin ancak bu şekilde bir bütün olarak hareket edebileceği düşüncesindeyim. Seçimlerimizi yaparken de bu kriteri hep göz önünde tuttum.
Peki kurduğumuz ekip nasıl işliyor?
İşte aslında işin en zor kısımlarından birisi bu oldu: Ekibi iletişimi kuvvetli uyumlu ve işleyebilir durumda tutmak. Burada izlediğim yol ve en önemli nokta ekip ruhunu hissettirebilmek. Bazen ekip arkadaşınıza onun kendisine güvendiğinden daha fazla güvenmeniz gerekir çünkü hiçbir şey tek başına başarmaya çalışmak kadar zor değildir. Ekip olmayı başardığın anda her zorlukta herkesin taşın altına elini koyacağını bilirsin. Bizler tam olarak bunu başardık.
Yeni heyecanlı ve tutkulu bir ekiple ilk etkinliğimizi kurduk heyecanla yapmayı bekliyoruz: ” Zero To One”.
Her ne kadar çalışmalarımıza erken başlamış olsak da bu süreç tabii ki meşakkatli geçti. Benim burada yapmam gereken her opsiyonu değerlendirmek ve bir yöntem bulmak oldu. Bireyler dışında süreçleri yönetmenin zorluğunu ve keyfini yaşadığım en önemli ay diyebilirim. Fakat aklımdan asla çıkarmadığım başarının tamamen bize, ne kadar inandığımıza, ne kadar istediğimize ve ne kadar çalıştığımıza bağlı olduğu. Ben çok inandım, heyecanlandım ve çalıştım bunu da tüm ekibime yansıtıp aynı heyecanı ve arzuyu yaşamalarını bekledim nitekim bunu başardığımızı da gördüm. BANMEC ailesi olarak tabii ki bunlarla yetinemeyiz. Her daim kendimizi değiştirmeyi geliştirmeyi ve okulumuz uzantısıyla tüm ülkemiz için bir şeyler yapabilmeyi hep istiyoruz. Sadece istemekle olmayacağının bilincinde olarak da yeni sosyal sorumluluk projeleri üzerinde yoğunlaştık. Aslında Ekim ayının son zamanlarında beni ve çalışma arkadaşlarımı da çok heyecanlandıran proje süreçleriyle geçti.
Sizlerle projelerimiz ve süreçlerimizle ilgili ayrıntıları bir daha ki yazım da paylaşacağım. Büyük heyecanla başladığımız çalışmalarımızı sizlerle paylaşmayı keyifle bekliyorum.
Kulağıma her daim küpe olan şu sözü de size aktarmadan edemeyeceğim.
“Başlamak için adanmışlık, daha da önemlisi bitirmek için kararlılık şart.”
Süreçler kolay olmayabilir pes etmek kolaylık olur. Kolay olsaydı bir Steve Jobs, Jak Ma, Elon Musk olmazdı. BANMEC kurulurken kolay olan seçilseydi şuan kocaman bir BANMEC ailesi olmayacaktı. Bu yüzden her daim hayal etmeye, çalışmaya ve çabalamaya devam edin. Yedi kez düşseniz de sekizincide daha büyük bir adım atmak için kalkın. Unutmayın ki kolaylık ilerlemek için zorluktan daha büyük bir tehlikedir.
İnsan Kaynakları
Ne kadar memnunsunuz?
Her toplulukta olduğu gibi bizim de topluluğumuz belirli amaç ve hedefler doğrultusunda ilerlemektedir. Bu amaç ve hedeflere ulaşmak için çabalarken topluluk üyelerimizin performans ve beklentilerini de göz önünde bulundururuz. ‘Nasıl?’ dediğinizi duyar gibiyim. Öyleyse bir bakalım.
Üye Memnuniyet Anketi.
Öncelikle topluluk üyelerimize online bir anket düzenleyerek işe başlıyoruz. Düzenlediğimiz bu ankette iş ve iş organizasyonu, iletişim, yetki ve sorumluluk, liderlik ve yönetim anlayışı, sosyalleşmeye dayalı olanaklar, gelişme imkanları, topluluk imajı, topluluk içi iyileştirilmesi ve geliştirilmesi gereken yerlerin detayına inerek hazırladığımız bu üye memnuniyet anketini topluluk üyesi arkadaşlarla paylaşıp anketi iyi değerlendirip en objektif cevapları vermelerini rica ediyoruz.
Peki hepsi bu kadar mı?
Tabii ki de hepsi bu kadar değil. Asıl iş bundan sonra başlıyor. Topladığımız bu verileri Excel’de düzenleyip değerlendirmek için hazır hale getiriyoruz. Daha sonra İnsan Kaynakları birimi ile birlikte topluluk olarak hangi konularda eksiğiz ya da geliştirilmesi gerekiyor, hangi konularda yeterliyiz fakat daha çok geliştirsek nasıl etki yaratabilir tarzında üyelerimizin bu konudaki görüş ve önerilerini değerlendirip notlarımızı alıyoruz. Gerçekleştireceğimiz çalışmaları planlayıp hayata geçiriyoruz. Amacımız hep birlikte kendimize de yeni şeyler katarak topluluğumuzu geliştirmek.
Neden Üye Memnuniyet Anketi?
– Üyelerimizin performans, motivasyon ve topluluğa bağlılıklarını olumlu ve olumsuz etkileyen unsurları saptamak için,
– Topluluk içindeki iletişimsizliği önlemek için,
– Üye memnuniyetsizliğindeki konuların önem ve aciliyet sırasını gerçekçi bir şekilde belirlemek için,
– Üyelerimizin yüzyüze söylemeye çekindikleri ‘buzdağının altındaki memnuniyetsizlikler’i öğrenmek için,
– Üyelerimizin ‘çözülebilir memnuniyetsizlikler’ ve ‘zorunlu memnuniyetsizlikler’ hakkında konuşarak ikna ortamı yaratmak için,
– Çapraz ve nitelikli sorular aracılığı ile topluluğumuzun ‘kurumsal yetkinlik’ profilini çıkarabilmek için,
– Eğitim ihtiyaç analizi, süreç iyileştirme analizi vb. konulardaki faaliyetlere başlamadan önce gerçekçi veriler elde etmek için,
– Anket sonrası iyileştirme faaliyetleri ile ‘topluluğun saygınlığını’ ve ‘üyelerin motivasyonunu’ arttırabilmek için.
Yani kısaca her şey bizim için!
Sponsorluk
Sponsorluk biriminde bir ay nasıl mı geçiyor?
Ekim ayında yaptıklarımıza biraz değinmek isterim.
Yoğun bir Ekim ayı oldu bizim için. Öncelikle bu yıl beraber süreçleri yöneteceğimiz ekip arkadaşları ile ilk sponsorluk birim toplantımızı geçekleştirdik. Harika bir ekip olduk. Bu sene büyük sponsorluklar ile anlaşma sağlayarak gerek ihtiyaçlarımızı gerekse yapacağımız etkinliklere olan ilgiyi daha da arttırmak için hızlı bir şekilde yola koyulduk.
Her zaman yanımızda olan sponsorlarımıza ziyaretlerde bulunduk. Sadece ihtiyaç olduğunda gitmek çok yanlış olur. Onlarla her zaman iletişim halinde olmanız gerekir. Bu nedenle her yılın başında bu ziyaretleri gerçekleştiriyoruz.
Bu ay yoğun bir tempoda geçti. Fuaye alanını canlı tutmak için yerel, ulusal ve uluslararası firmalar ile iletişime geçiyoruz. Şimdiye kadar birçok firma ile görüştük ve olumlu dönüşler aldık. Bu firmaları görmek için hepinizi yapacağımız etkinliklerimize davet ediyorum.
Tabii bir etkinlik için sadece fuaye alanını ayarlamakla bitmiyor iş. Etkinliğin reklamı ve tanıtımı için gerekli her şeyin karşılanmasını da sponsorluk biriminin görevleri arasında bulunuyor. Bunun için ajanslar, dergiler, gazeteler, kanallar vb. iletişime geçiyoruz. Bu süreçleri gerçekleştirirken kendinize birçok şey de katmış oluyorsunuz. Özellikle bunu bir ekip ile yapacak olmanız size takım çalışması, planlama, organizasyon gibi konularda deneyim kazanmanıza yardımcı olacaktır. Özellikle bu kadar firma ile iletişime geçiyor olmanız da iletişim becerilerinizi olumlu yönde etkileyecektir.
Şunu da asla unutmamak lazım: Bir ekipte iseniz oraya kendinizi tam olarak vermeniz gerekir.
Güven konusuna gelecek olursam herkes birbirine inanmalı. Yoksa her zaman bir sorun ile karşılaşırsınız. Sahiplenmelisiniz ki çok daha güzel işlere imza atabilesiniz. Biz inanarak başladık bu yola ve şu an bu yolda emin adımlarla hedeflerimize doğru ilerliyoruz. Burada bulunduğumuz çevrede birçok iş adamı ile tanışıp hedeflerimizi gerçekleştirirken desteklerini her zaman yanımızda gördük.
Bir işe inanırsanız onu yapacak cesareti kendinizde bulursunuz. Ama bir ekip olarak inanırsanız yapacaklarınızın bir sınırı olmadığının farkına varırsınız.
Organizasyon
Organizasyon birimi olarak ekim ayında yapmış olduğumuz çalışmalara kaldığımız yerden devam ediyoruz. Tanışma Kahvesi için stant günlerinde topluluğumuzu tanıtmaya ve yeni üyeler almak için çalışmalarımıza devam ettik.. Aynı zamanda dönem içinde yapacağımız etkinliklerimiz için SKS ile görüşüp belirlediğimiz tarihlerin paylaşımını yaparak günlerimizi aldık.
Teknik şirket gezisi düzenlemek için iletişimde olduğumuz şirketten olumsuz dönüş aldık. Bu durum bizi oldukça üzdü. Ama organizasyon birimi olarak bu tür olumsuzlukların üstesinden gelmeli, sürekli olarak yeni fikirlerimizin ve planlarımızın olması gerekiyor. Hemen listemizde bulunan diğer şirket ile iletişime geçtik. Bize her zaman destek olan yetki meclisi üyelerimizin referansı ile dönemin ilk şirket gezisini ayarladık.
Yeni yönetim olarak aylardır heyecanla hazırlandığımız o gün geldi çattı: Tanışma Kahvesi. Banmec ailesinin yeni üyelerini aramıza almak için hep birlikte sınıftaydık. Kurabiye ve kahve ikramlarıyla topluluğumuzu gelen öğrencilere tanıttık. Yetki meclisi ve yönetim kurulu olarak herkes neden bu toplulukta olduklarının, topluluğun bize neler kattığını ve her birim biriminin ne iş yaptığını hangi kriterlere uygun takım arkadaşı aradıkları ile ilgili sunumlarını yaptı. Yapılan sunumlardan sonra öğrenci arkadaşlarımıza üye alım formları yapıldı. Tanışma Kahvesi’nden hemen sonra gerçekleştirdiğimiz yönetim kurulu toplantısında üye alım formlarının değerlendirmeleri yapıldı. Yeni üye alımlarımız için her birim direktörünün, başkanın ve insan kaynakları direktörünün bulunduğu mülakatlarımızı gerçekleştirdik.
Yeni genel kurul ile ilk olarak tanışmak ve kaynaşmak amaçlı kahvaltı programımızı gerçekleştirdikten sonra toplantımızı gerçekleştirip 2019-2020 eğitim öğretim yılı içerisinde İşletme ve Ekonomi Topluluğu olarak neler yapacağımızdan bahsettik. Organizasyon birimi olarak bu kahvaltı programı ve toplantının gerçekleştirmesini sağladık.
Her birim her hafta aynı günde ve saate düzenli olarak toplantılar gerçekleştirecek. Biz de organizasyon birimi olarak yeni üyelerimizle birlikte ilk toplantımızı gerçekleştirmek için herkesin derslerinin uygunluk durumuna göre toplantı yeri ve saatinin ayarlanması yapıldı. Organizasyon biriminin tanımını, sorumluluklarını ve görevlerinin neler olduğunu, bu süreçte neler yapacağımızı toplantıda konu aldık. Sosyal sorumluluk için güzel fikirler sunuldu ve çalışmalara başlandı. Söz uçar yazı kalır. Toplantılarımızda değindiğimiz konuları, sunduğumuz fikirleri ve yapacaklarımızı not alıp mail olarak birimimizle paylaşacak bir kişi seçildi. İlk toplantımız çok verimli ve tabi direktör olarak benim için çok heyecanlı geçti.
Kasım ayı etkinliğimize hızlı bir şekilde hazırlanmaya başladık. Herkesten önce etkinlik konumuza uygun iş insanlarının araştırılması istendi. Daha sonra hızlı bir şekilde bu insanlarla iletişim sürecini başlattık. İlk olarak konuşmacılara atılacak mail taslağı hazırlandı ve yönetim kurulu ile paylaşıldı. Herkes mailini hazırlayıp erken saatte attı. Bu süreç hep çok heyecanlı olmuştur. Acaba olumlu mu yoksa olumsuz mu dönüş alacaktık. Tabii olumsuz dönüş alıp üzüldüğümüzde oldu olumlu dönüşler alıp mutluluktan havalara uçtuğumuz da oldu.
Kasım ayında yapacağımız etkinlik için beş konuşmacıya yer verdik. Katılacak olan konuşmacılarımızın iş hayatında yaşamış oldukları zorluklarla mücadele edip hedeflerine ulaşmış olmaları bizleri çok etkiledi.
Etkinlik günümüzün yaklaşması ile birlikte topluluğumuza sponsor olmaları için şirketlerle görüşmeler gerçekleştirdik. Görüştüğümüz kişilere yapacağımız etkinliklerden ve projelerden bahsederek sponsorluk talebinde bulunduk. Topluluğumuza destek olacaklarını söyleyerek bizleri çok mutlu ettiler.
Bilişim&Medya
Bilişim&Medya ekibi olarak bu ay çok eğlenceli faaliyetler gerçekleştirdik biz yaparken eğlendik umarım siz de okurken eğlenirsiniz.
29 Ekim görseli üzerinde çalıştık. Ekip arkadaşlarımızın Canva uygulamasından yaptığı çalışmalarını sunduğu bir toplantıda görsellerin uygunluk derecesine göre sıralayıp en uygun görseli paylaşma kararı aldık.
27 Kasımda yapacağımız etkinlik için ön gösterim görseli hazırladık ve bu görseli Illustrator programından yaptık. Programda görseli hazırlarken gerek eğlenceli gerek zorlu bir süreç geçirdik ama sonucu güzel olan şeyler ne kadar zor olsa da sonucu insana o zorluğu unutturuyor merak edenler için @biekbau sosyal medya hesaplarımızdan görsele ulaşabilir.
Ardından etkinlik için video hazırladık. Videoyu Movavi programından hazırladık. Bu videoyu hazırlarken daha önceden yapmış olduğumuz etkinlik görsellerinden yararlandık. 27 Kasım’da yapacağımız etkinliğin içeriğine yönelik görseller seçtik. Yakında paylaşacağımız video için lütfen takipte kalın.
Yaptığımız tüm çalışmaları sosyal medya (instagram, twitter, facebook, linkedin) hesaplarımızdan takip edebilirsiniz.
Finans
Bu ay Finans departmanı olarak;
- Topluluğumuzun şirket ziyaretlerinde firmalara aldıkları hediyeliklerin finansmanını gerçekleştirdim.
- Topluluk üyelerimiz için alınan Udemy kurslarının finansmanını gerçekleştirdim.
- Son olarak; aylık düzenli olarak ödediğimiz sosyal medya giderlerinin finansmanını gerçekleştirdim.
Denetim
Denetim Kurulu Neler Yapmış?
Yönetimdeki arkadaşlarımın yaptığı gibi ben de her ay aylık olarak yaptıklarımı sizlere burada sunuyorum. Denetim kurulunun ay içerisinde yaptıklarına gelecek olursak; her birimin birim toplantısına katılarak gözlemler yapıyorum. Yönetim Kurulu toplantılarına katılarak yönetimdeki arkadaşları gözlemliyorum. Her birim direktörünün işleyişlerinden, yerine getirmesi gerek sorumlulukları zamanında yapıp yapmadığından haberdar oluyorum. Ay sonunda genel raporların değerlendirmesini yapıp paylaşımını yapıyorum.
Birim toplantılarında bana bir soru gelmediği sürece toplantıya dahil olmuyorum sadece gözlem yapıyorum. Kimler toplantıya zamanında geldi, kimler ajandasını getirdi veyahut not alıyor. Toplantıdaki bir soruya veya soruna karşı kim üretken olabiliyor, güzel fikirler ortaya atabiliyor. Bunların hepsini gözlemleyerek notlarıma ekliyorum ve Yönetim Kurulu toplantımızda yönetimdeki arkadaşlarla paylaşıyorum izlenecek yolları kararlaştırıyoruz.
Neden böyle bir şey yapıyorum?
Topluluğumuzun sürdürebilirliği için. Denetim Kurulu olmasaydı yukarıda söylediklerim yapılmayacaktı ve örneğin, toplantıda not almayan birini uyaran da olmayacaktı. Uyarılmadığı takdirde yaptığı eksikliğin farkına varamayacak ve bu onun verimsiz olmasını sağlayacaktır. Bu gibi sorunların önüne geçilmesinde en büyük etken gözlem yeteneğine sahip olunması. Sadece genel kuruldaki arkadaşlar denetlenmiyor. Yönetim kurulundaki arkadaşlar da bu denetime tabidirler.
Peki, Yönetim Kurulundaki arkadaşları nasıl denetliyorum?
Birim toplantılarında koordinatör arkadaşlarla olan tutumu, toplantının akışı, koordinatör arkadaşların sorularına verdiği yanıt ve çözümlerle, yönetim kurulu toplantılarına katılımlarıyla ve sorumluluklarını zamanında ve tam anlamıyla yerine getirip getirmediği kriterleriyle gözlem yapıp denetliyorum.
Raporlama Sistemleri Nasıl Denetleniyor?
Yönetim Kurulu olarak her ay yapmış olduğumuz raporlamalarımız var: Aylık Faaliyet ve TPG (Temel Performans Geliştirme).
Denetim olarak her ay sonunda bu raporlamaları denetliyorum. Arkadaşların eksik olduğu yerleri veya aylık olarak yapmış olduğu güzel çalışmaları, verimli geçen aylarını gözlemlerim ve raporlamalar ile değerlendiriyorum. Yönetim Kurulu toplantısında genel raporlama değerlendirmesi üzerinde konuşuyoruz. Hangi kritere, hangi arkadaşın kaç verdiğini soruyoruz ve kendimizi bu yönde daha fazla nasıl geliştirebiliriz, eksik yönlerimiz neler, nasıl eksiklerimizi kapatabiliriz gibi konuları tartışıyoruz.
Denetim kurulu üyesi olmam bana birçok yetkinlik kazandırdı. Biraz da bunun üzerinde durmak istiyorum.
Peki, bu yetkinlikler neler?
Öncelikli olarak raporlamaları Excel formatında düzenlediğimiz için size bu yönde yetkinlik katıyor. Bir sorun karşısında soruna, tabir-i caizse boyun eğmek yerine çözüm odaklı düşünebilmeyi öğreniyorsunuz. Gözlem yaptıkça bir sorun karşısında tüm yapılabilecek opsiyonları düşünüp en doğru olanına karar vermeyi öğreniyorsunuz. En önemlisi de kendinizi bile denetlemeyi öğreniyorsunuz. Gerek o ayda yapmış olduğum sorumluluklarım gerekse raporlamalarda verilen puanlarla kendimi de denetleyip nerede hangi konularda eksiklerim olduğunun farkına varıyorum ve bu eksikliklerimi kapatmaya çalışıyorum.
Devler gibi eserler bırakmak için, karıncalar gibi çalışmak lazım.
Necip Fazıl
Bu sözü buraya bırakarak, yapmış olduğumuz tüm çalışmalardaki amaçlarımızdan bir tanesi de kendimize ve etrafımızdaki arkadaşlara güzel şeyler katabilmek olduğunu eklemek istiyorum.
Çalışmayı hiçbir zaman bırakmayın, ne uğruna olursa olsun.
Katkılarından dolayı;
Yönetim Kurulu Başkanı Eda Çağlıyan’a,
İnsan Kaynakları Direktörü Merve İleri’ye,
Organizasyon Direktörü Seçil Erboğa’ya,
Sponsorluk Direktörü Ferhat Güzeltaş’a,
Finans Direktörü Dilara Kaplan’a,
Bilişim&Medya Direktörü Akif Emre Erdemli’ye
Denetim Üyesi Nergis NagihanYılmaz’a teşekkür ederiz.
İlk yorum yapan siz olun