BANMEC’de İşler Nasıl Yürüyor?

BANÜ İşletme ve Ekonomi topluluğu olarak sürekli kendimizi geliştirip yenilenme yolunda ilerliyoruz. Kısa bir süre önce kurduğumuz blogumuz Meclog ile birlikte topluluk süreçlerinden yaptığımız çalışmalara kadar tecrübe edindiğimiz her şeyi sizlerle paylaşıyoruz.

Neden biraz da topluluğumuzdan bahsetmeyelim ki!

Yaptığımız her şey büyük bir ekibin gayreti ve çabasıyla var oluyor. Gayret ve çabaya ayrı parantez açmak isterim çünkü bir etkinlik yaparken planlanmasından gerçekleştirilmesine kadarki süreçler bizim için çok değerli. O süreçlerle öğreniyor veya o süreçlerde yaptığımız yanlışlardan yola çıkarak birbirimize yeni şeyler katıyoruz.

İşletme ve Ekonomi topluluğu;  organizasyon, insan kaynakları, sponsorluk, finans, bilişim&medya ve denetim olmak üzere altı ana birimden oluşuyor. Hatta birimlerimiz için organizasyon topluluğumuzun beli,  bilişim&medya gözü kulağı, insan kaynakları ayakları diyen bile olmuştu zamanında. Ek olarak sponsorluk ve finans eli dili, denetim ise omurgası  diyebiliriz. Yapılan işler ne kadar farklı olsa da bir bedende birleşip aynı hedefe  koşuyoruz aslında.

Artık yaptığımız çalışmaları bütün şeffaflığımızla paylaşmak istiyoruz. Bundan sonraki süreçlerimizi ve deneyimlerimizi sizlerle sık sık paylaşarak kendimizi bu platformda anlatmaya çalışacağız.

Şimdi gelelim BANMEC  2019 – 2020 dönemi yönetim kurulunun gözünden topluluğumuzu tanıtmaya.

İnsan Kaynakları

Genellikle birçoğumuz insan kaynakları kelimesini duymuş ve aklımızda ilk canlanan şey ise, işealımlarda ‘zor sorular soran kişi’ olmuştur. Sizce de öyle mi? Bizce değil.

İnsan Kaynakları, bir organizasyondaki insan faktörüyle ilgili tüm konularla ilgilenen departmandır. Adı üstünde insan kaynakları.

Toplulukta ürün veya hizmet üretebilmek için sahip olması gereken kaynakların en önemlilerinden biri de insan kaynağıdır. İnsan kaynağı verimli kullanıldığı takdirde, diğer kaynakların verimli kullanılmasını sağlayacak olan yine insan faktörüdür.

Peki İnsan Kaynakları Departmanının Görevleri Nedir?

İnsan gibi önemli faktörün yönetilmesinden sorumlu olan insan kaynakları departmanı birçokgöreve sahiptir. Bunlar:

• Topluluğa üye alımı, seçme ve terfi yönetimi
• Üyelere sağlanan fayda çalışmalarının yönetimi
• Üyelerin geliştirilmesi
• Yeni üyelerin topluluk içi adaptasyon yöntemleri
• Performans yönetimleri
• Topluluk içi ilişkilerin yönetimi
• Topluluğun temel değerlerinin ve kültürünün korunması
• Üye motivasyonunun sağlanması
• Topluluk içi organizasyonlarda kişi ihtiyaçlarının giderilmesi
• Topluluk içi memnuniyet, şikayet ve öneri anketlerini yapma ve çözüm odaklı çalışma.

Çalışılan yere göre de bir insan kaynaklarının görevleri daha çok artıp veya azalabiliyor. Unutmayalım İnsan Kaynakları bir organizasyonun atan kalbidir.

Organizasyon

Organizasyon birimi, topluluğun bünyesinde bulunan tüm etkinlikleri yani salon etkinliklerini, sosyal sorumluluk projelerini, motivasyon gezilerini, toplantıları, şirket gezileri gibi tümünün süreçlerini başlatıp bu süreci yakından takip eden birimdir.

Organizasyon biriminde görev alabilmek için takım çalışmasına yatkın, sorumluluk almaktankaçınmayan, kurumsal iletişim kurabilen, araştırmayı seven,  çıkabilecek herhangi bir sorunda soğukkanlılığıyla çözüm odaklı ve saygı çerçevesi içinde çözüm üretebilecek özelliklere sahip olması gerekiyor.

Örnek verecek olursam, eylül ayı çalışmalarımızdan bahsetmek istiyorum. Öncelikle şunu belirtmeliyim ki her birim sadece ve sadece kendi görevlerini ve sorumluluklarını yerine getirmek zorunda değil. Yani şöyle her birim birbirinin yükünü hafifletmek için birbirine yardımcı olabilir. Mesela ben bu ay sponsorluk birimine yardımcı oldum. Sponsorluk birim direktörünün bana vermiş olduğu şirkete sponsorluk talebinde bulunmak için iki  günde bir günün erken saatlerinde mailler attım. Dönüş alana dek ısrarla mail atmaya devam edeceğim.

Yaz tatilinde bile çalışmaya devam ettik. Ülkenin dört bir yanında olan arkadaşlarımızla yaz ayı boyunca  toplantılarımızı uzaktan konferans görüşmeleriyle sağladık. Organizasyon birimi olarak konferans görüşmelerimizin günü saatini ekiptekilerin uygunluk durumunu göz önüne alarak ayarladık ve iki haftada bir toplantılarımızı gerçekleştirdik. Toplantı gününde ve saatinde de herkesi tek tek arayarak konferans görüşmemizi gerçekleştiriyorduk. Değindiğimiz konuların notlarını tutup, toplantı bittikten sonraki 24 saat içinde mail olarak yönetim kuruluna iletiyorum.

Okulların açılmasına kısa bir süre kalmıştı ve bizim topluluğumuzu yeni gelen öğrencilere tanıtmamız, BANMEC ailesini büyütmemiz için tutkulu genç arkadaşların aramıza katılması gerekiyordu. Bunun üzerine çalışmalar yürüttük. Burada organizasyon birimine düşün görev ise yeni üye alımları için düzenlenecek tanışma kahvesinin için gün belirlemekti. Önce tanışma kahvesi için ön kayıt almamız gerekiyordu. Stand açmalıydık. Daha sonra tanışma kahvesinde öğrencilere topluluğumuzu tanıtıp, ekip arkadaşı olmak isteyen kişileri seçip, yeni ekip arkadaşlarımızla birlikte güzel bir kahvaltıdan sonra genel kurul toplantısı yapacağız. Stand günlerinin, tanışma kahvesinin ve yeni genel kurul ile kahvaltı yapacağımız günler belirlendi ve yönetime sunuldu.

Organizasyon biriminin dönem içerinde şirket gezileri düzenlemesi gerekiyor. Araştırmalara yaz ayında başlandı. Genel kuruldan, gitmek istedikleri şirketler için araştırma yapıp organizasyon birim direktörüne iletmelerini istedik. Yaz ayından itibaren yapılan araştırmalar ile birlikte şirket gezileri için akademik takvimi göz önüne alarak en uygun tarih aralıkları belirlendi. Belirlenen tarih aralığında yapmak istediğimiz şirket gezileri için mail hazırlandı ve iletişim süreçlerine kaldığımız yerden devam ettik.

Bizi hiç yalnız bırakmayan kurucu başkanımız ile toplantılar gerçekleştirdik. Bize organizasyon biriminin nasıl daha aktif bir şekilde yol alması gerektiği hakkında küçük tüyolar verdi.

Zaman çok önemli bir kavram ve biz o zamanı çok iyi organize edip kullanmalıyız. Aksi takdirde planladığımız hiçbir şey yolunda gitmez. Okullar açıldıktan sonra toplantı yapacağımız günü yeri ve saatini ayarlayarak dönemin ilk yönetim kurulu toplantısını gerçekleştirdik. Toplantıda stand günlerini ve tanışma kahvesini öncelikle ele aldık. Daha sonra yapacağımız salon etkinliği için araştırdığımız isimleri paylaştırarak iletişim süreçlerini başlattık. Konuşmacılara atılacak mailler için mail taslağı hazırlanıp yönetim kurulu ile paylaşıldı. İletişim süreçleri yakından takibe alındı. Bende olan isim için önce araştırma yapıp daha sonra mail hazırlayıp iletişim sürecini başlattım.

Stand günleri için izin alındı. Her ay düzenli olarak yapmış olduğumuz aylık faaliyet raporu ve temel performans değerlendirme raporunu hazırladım.

Sponsorluk

Büyük etkinliklerde gördüğümüz firmalar neden orada bulunuyor? Ne çıkarları var?

Size sponsorluk sürecini, bu sürecin size ne katacağına ve nasıl sponsor bulunur buna değineceğim. Öncelikle bunu unutmamanız gerekir. Firmalar sponsor olmak için orada bulunuyor. Sponsorluk sevap için yapılan bir şey değildir. Tamamıyla ticari amaçlıdır. Hayır, bağış, yardım, destek ve sosyal sorumluluk değildir. Karşılıklı kazanç ilkesi vardır.

Unutulmaması gereken sponsor olan firma sponsor arayan taraftan fayda bekler. Bu nedenle sponsor arayan taraf, sponsorlara birçok hak tanıyabilir.

Gelelim sponsor nasıl bulunur?

Sponsor bulma süreci uzun ve meşakkatli bir süreçtir. İletişime aylar öncesinden başlamanız gerekir. En önemli ve değinmem gereken nokta, bir plan dahilinde bu süreci yürütmeniz olacaktır. Çünkü bir plan dahilinde süreçleri yürütemediğiniz takdirde aksamalar ve etkinlik yaklaştıkça bir telaş olacaktır. Bunları yaşamamak için iyi bir planınız olsun.

Sponsor arama sürecine başlamadan önce etkinlik için gerekli ihtiyaçların tespitini yapmak gerekir. Bu nedenle diğer departmanlarla (örneğin, organizasyon ve bilişim&medya gibi) iletişime geçip ihtiyaçların tespitini yapmamız gerekir. İhtiyaçların tespitini yaptıktan sonra, bu ihtiyaçları karşılayabileceğimiz firmaları araştırmaya başlarız. Araştırmalar esnasında en önemli noktalardan biri, firma bulunduğu şehir dışında bir yerde sponsorlukta bulunmuş mu? Bulunmuşsa nasıl bir sponsorlukta bulunmuş.

Sponsor olabilecek firmaları iyice araştırıp bulduktan sonra firmalar ile iletişim sürecine geçilir. İletişim sürecine firmayı telefon aracılığıyla arayıp ilgili bir mail adresi veya ilgili kişinin telefon numarası istenir. Genellikle mail adresi verilir. Aldığınız mail adresinin firma mail adresi değil de sponsorlukla ilgilenen departmanın veya kişinin mail adresi olduğundan emin olun. Çünkü firma mail adreslerine binlerce mail geliyordur ve bu mailler içinde sizin mailinizin kaybolma ihtimali çok yüksek.

 Mail adresini aldıktan sonra güzel bir mail hazırlamaya başlayın. Firmayı iyice araştırıp ne isteyeceğinizden emin olmanız gerekir. Mailde karşıdaki kişiyi ikna etmeniz ve etkilemeniz gerekecek. Mail yazarken firmaya değinip değerlerine yer verin bu işinizi biraz kolaylaştıracaktır. Etkinliğinizi iyi anlatıp pazarlamaya çalışmalısınız. Mailinizde web sitenizin, sayfalarınızın ve etkinlikle ilgili bir adres varsa ona da yer vermelisiniz. En önemli noktalardan biri bir sponsorluk dosyanızın olması ve bunu paylaşmanız olacaktır.

Mailleri sabah erken saatlerde atmak görmeleri açısından daha iyi olur. Çünkü maillerini açmaya başladıkların da ilk sizin mailinizi görecekler ve geri dönüşü hızlı almış olacaksınız. Maili gönderdikten sonra dönmelerini uzun süre beklemeyin. iki gün boyunca herhangi bir geri dönüş yoksa tekrar bir mail atın veya arayın. Mailin ulaşıp ulaşmadığını teyit etmek için aradığınızı söyleyin. Bu şekilde mutlaka bir geri dönüş alacaksınız.

Sponsorluk talep ettiğiniz firmalardan olumlu yanıt aldıktan sonra iş geliyor. Etkinlik aralarında katılımcılar dışarıya çıktıklarında fuaye alanının karışmaması ve sponsor olan firmaların bir takım ihtiyaçlarını karşılamak için yoğun bir tempo sizi bekliyor olacak. Fuaye alanından tamamen sponsorluk birimi sorumludur. Sponsorluk biriminin fuaye alanını çeşitli firmalarla doldurmasındaki en önemli amaç etkinlik arasında katılımcıları orada tutarak bir sonraki etkinliğe kadar salonun doluluğunu korumak ve arttırmak.

Sponsorluk bana ne katar?

Aklınızdan bunu geçirdiğinizi tahmin edebiliyorum. Sponsorluk biriminde bunların yanı sıra size sponsor olan firmalarla sürekli iletişim halinde olmanız gerekir. Bu nedenle birçok çevre edinmiş olacaksınız. İletişim becerileriniz ve ikna kabiliyetiniz gelişecek. Bir firmadan sponsorluk talep ederken izlenmesi gereken süreçlere hakim olacaksınız. İlerdeki iş hayatınızda firmaları ikna etme yeteneğiniz ile bulunduğunuz firmada fark yaratacaksınız. Daha üniversite sıralarında iken ekip çalışması, mail yazma ve nasıl iletişime geçileceği gibi birçok yetkinlik ve bilgi sahibi olmuş olacaksınız. Bu da sizin yaşıtlarınızdan bir adım önde olmanızı sağlayacak.

Daha okurken deneyim sahibi olmak ve burada yapacağınız hataları çözmek için kendinizigeliştireceğiniz birçok yol sizi hayatınızda başarıya götürecektir. Başarılı olmanın tek yolu yüzlerce kez başarısız olmaktır. Bunu kaybedecek daha büyük şeyleriniz olmadan önce deneyimlemek sizin elinizde.

Finans

Topluluğumuzun finans departmanından bahsetmeden önce sizlere finansın ne demek olduğunda biraz bahsetmek istiyorum.

Finans; ihtiyaç duyulan fonların uygun şartlarda sağlanması ve etkin bir şekilde kullanılmasıyla ilgili faaliyetlerdir. Kişilerin veya kurumların maddi gelir elde etmeleri, yatırım yapmaları ve zaman içinde bu yatırımları değerlendirmeleridir.

Bu tanımdan yola çıkarak topluluğumuzdaki finans direktörlüğünden bahsedecek olursam, finans direktörü topluluk bünyesinde gerçekleştirilen bütün etkinliklerin finansal süreçlerinin takibini yapar ve gerektiği zaman fon bulmak için çalışmalar yürütür. Finans direktörü departmanında tek kişi olarak görev alır. Çünkü bütün bütçenin tek bir kişi elinde olması bütçenin daha sağlıklı bir şekilde yönetilmesini sağlar.

Finans departmanının yetki ve sorumlulukları:

• Topluluğun gelir-gider tablosunu oluşturmak ve ilgili kişileri bilgilendirmek
•  Topluluk tarafından yapılan harcamalar ve ya elde edilen gelirlerin makbuz ve ya fişlerinin düzenli şekilde arşivleyerek hesap verilebilir olmasını sağlamak.
• Ayın son yönetim kurulu toplantısında aylık faaliyet raporunu hazırlayarak sunmak.

Son olarak bütün bu bilgilerin ardından finans direktörü olmak isteyen bir bireyin sahip olması gereken özelliklere değineceğim. Bunlar;

• Hesabı iyi yapabilen
• En az girdi ile en çok çıktıyı üretme çabasında olan
• Çözüm üretebilen
• Takım çalışmasına yatkın
• Zaman planlamasını çok iyi yapabilen

gibi özelliklerdir.

Bilişim&Medya

Bilişim&Medya olarak topluluğumuzun web üzerinden görünen yüzüyüz.

Peki, neler yapıyoruz?

• Topluluğumuza katılan her üyemize @banmec.com özel alan adıyla e-posta ve Workplace-Workchat kişisel hesaplarını oluşturarak ekip içi iletişimimin kesintisiz şekilde işlemesini sağlıyoruz.
• WordPress tabanlı banmec.com’un altyapı ve sistem güncellemelerini yapıyoruz.
• İhtiyacımız doğrultusunda üretilen ve saklanması gereken verilerin güvenliği, depolaması ve erişilebilir halde tutulması için teknik altyapıyı yönetiyoruz.
• İhtiyaç doğrultusunda dijital pazarlama ve sosyal medya kampanyaları oluşturuyoruz.
• Topluluğumuz içerisinde oluşan her türlü veriyi analiz ederek verimlilik ve üretkenlik süreçlerini ölçümlemeye çalışıyoruz.
• Topuluğumuzun blog sitesi  MECLOG‘un işleyişi ve düzenlenmesi gibi birçok
  alanda yardımcı olmaya çalışıyoruz.
• Kitaplar Elden Ele ve Fikir Kumbarası gibi oluşturduğumuz projelerinin teknolojik üzerinde çalışmalar yürütüyoruz.
• Etkinlik afişlerini ve stand görsellerini Canva, Adobe Illustrator, Movavi ve Sony Vegas programları üzerinden düzenliyoruz.
• Her ay paylaştığımız Aylık faaliyet Raporu’nun teknik açıdan analiz edip son haline getiriyoruz ve denetim kurulu ile paylaşıyoruz.
• Sosyal medya hesaplarımızı güncel tutarak en iyi görsel içerikleri üretip paylaşmak için çalışmalar yürütüyoruz.
• Etkinliklerimizin vazgeçilmezi olan çekilişlerimizin daha adil olması için çalışmalar yürütüp teknolojiyle entegre ederek arkadaşlarımıza iyi bir hizmet sunmaya çalışıyoruz.

Yukarıda bahsettiğim gibi biz topluluğumuzun teknik ekibiyiz bir nevi bunların içinde alanında kendini geliştirmek isteyen veya ilgisi olan ekip arkadaşlarımızla bir aile edasıyla çalışıyoruz. Hepimiz bu birimin ciddiyetini ve öneminin farkında ve elinden gelen en iyisini yapmayı hedefliyor. Son günlerde teknolojinin artan hızıyla birlikte bir değil beş veya on adım ilerisini hedefleyen ve yenilikçi bir ruhla birlikte çalışıyoruz. Ekip arkadaşlarımızınbüyük özveri ve ciddiyetini es geçmemek mümkün değil. Gerek aktif kadro gerekse mezun kadromuzun büyük destekleriyle elimizden gelenin en iyisini yapmaya çalışıyoruz

Denetim

İlk olarak söze denetiminin ne demek olduğuyla başlamak istiyorum.

Denetim ; yönetim faaliyetlerinin kabul edilen plana, verilen emirlere, konulan İlkelere uygun olarak etken bir şekilde yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesidir.

Bu bağlamda gerek bir şirket için gerekse topluluklar için denetimin ne kadar önemli olduğu  dikkat çekmektedir. Denetimin temel amacı ise sahip olduğumuz kitledeki arkadaşlarımızın topluluk içerisindeki verimliliğini bir  üst noktaya taşımaktır. Denetim amaçlarına ulaşabilmesi için her türlü bilgi kanıt niteliğindedir. Kanıtların türleri ve kanıtların değerlenmesi için kullanılacak kriterler denetimin amacına göre farklı olabilir. Denetleyen kişi kanıtları toplarken tarafsız olmak ön yargısız, bağımsız, profesyonel ve uzman bir kişi olarak davranmak zorundadır.

Denetimin topluluğun verimliliğini artırdığı yadsınamaz bir gerçektir. Denetim sayesinde eksikolduğumuz yönlerimizi, geliştirmemiz gereken taraflarımızı veyahut bir başka kişilerden destek almamız gerektiğini raporlamalarla bize aktarmaktadır. Denetim sistemimiz son derece şeffaf olmakla beraber yorumlara açıktır.

Denetimde iki tane raporlama sistemimiz bulunmaktadır. Bunlar, TPG (Temel Performans Geliştirme ) Raporu ve Aylık Faaliyet Raporu’dur. TPG raporu; Direktörlerin Yönetim Kurulu’ndaki arkadaşları ve birimindeki arkadaşları çeşitli kriterlere göre puanlamasıdır. Aylık Faaliyet raporu ise, yeni üyelere ve potansiyel kitlelere topluluğun başarılarını etkinlik alanlarını ve genel durumu anlatabilmek, gelecek dönemlerde yapılacaklar hakkında bilgi almak için her ay yapmış olduğumuz bir raporlama sistemidir.

Raporlama sistemlerimizi toplayıp bir araya getirdikten sonra gerek finansal tablolarla gerekse kriterlerden yardım alarak denetlenmesini denetim kurulu üyesi yapmaktadır.

Başkanlık

Başkan tüm süreçleri yöneten, her şeye hakim olması ve her şeyi en ince ayrıntısına kadar düşünmesi gereken kişidir.

Topluluk başkanı olarak eylül ayı yürüttüğüm süreçlerden kısaca  bahsedecek olursam.Okul açıldığı andan itibaren halledilmesi gereken birçok şey vardı. Kendimi tanıtarak tamamlanması ve yenilenmesi  gereken topluluk evraklarını hazırlamaya başladım. Yeni üyelerimizi bulmak için stant açmamız gerekiyordu bunun için belirlene izinleri alarak stant süreçleriyle uğraştım. O zaman başlamıştı tatlı yoğunluğum . Standımızı kurduk ve üç günlük bir stant görevlendirmesi yapıldı. 3 Ekim Perşembe günü gerçekleştirdiğimiz tanışma kahvemize davet ettik.

Bu süreçler benim için çok heyecanlı oldu.Yapılan şeylerden kısaca bahsettim. Şimdi bunları yaparken karşılaştığım noktalara değinmek istiyorum.

En başta şunu belirtmek isterim çok yoğun haftalar geçirmek başkanın kaderi. Fakat bu yoğunluğun tadına o kadar vardım ki bitmesini hiç istemedim. Sürekli SKS’ye gidip geliyorum, koşturuyorum ama bunlar  bana keyif veriyor . Altında yatan en büyük sebepler  ise  isteyerek,  kendimi vererek, başarma arzusuyla yapmamdı. Tüm ekibin tutkusuyla ve isteğiyle de ileriye doğru adım adım gittiğimizi görüyorum. Zorluklar her zaman oldu ve olmaya da devam ediyor.

Bildiğimiz ve bilmenizi istediğimiz;

Hiçbir başarı kolay elde edilmez.

Katkılarından dolayı;

Yönetim Kurulu Başkanı Eda Çağlıyan’a,

İnsan Kaynakları Direktörü Merve İleri’ye,

Organizasyon Direktörü Seçil Erboğa’ya,

Sponsorluk Direktörü Ferhat Güzeltaş’a,

Finans Direktörü Dilara Kaplan’a,

Bilişim&Medya Direktörü Akif Emre Erdemli’ye

Denetim Üyesi Nergis NagihanYılmaz’a teşekkür ederiz.